O problema
Onze planilhas não são um sistema. São um acordo tácito.
Cada área tinha criado a sua aba para resolver um problema real, e o conjunto virou a espinha dorsal da operação sem nunca ter sido projetado. Ninguém tinha a visão inteira — só o pedaço que usava.
O sintoma que motivou o projeto não foi lentidão, foi divergência: duas áreas chegavam a números diferentes para a mesma pergunta, e não havia como saber qual estava certa porque as duas partiam de fontes diferentes.
- Edição simultânea sobrescrevendo trabalho sem aviso
- Nenhum controle de quem podia mexer em quê
- Impossível reconstruir o estado de uma semana atrás
- Regras críticas escondidas em fórmulas que ninguém mais entendia
A decisão técnica
Copiar o fluxo real antes de melhorar qualquer coisa
O erro clássico nesse tipo de substituição é entregar o sistema "como deveria ser" e descobrir que a operação depende de exceções que pareciam bagunça. Comecei modelando o que já acontecia, exceções incluídas.
Só depois que o time reconheceu o próprio fluxo na tela é que passamos a cortar etapas. Primeiro fidelidade, depois eficiência — nessa ordem, a adoção não vira briga.
- Mapa do fluxo real, com as exceções nomeadas em vez de ignoradas
- Modelo de dados com uma fonte única de verdade por entidade
- Permissões por papel, desenhadas com quem faz o trabalho
- Migração em paralelo: planilha e sistema convivendo até a confiança se firmar
Arquitetura
Como está montado
Uma entidade por conceito de negócio, com o vocabulário que a empresa já usa. O nome na tabela é o nome que a equipe fala em reunião.
Papéis com escopo por área e por ação. O que você não pode fazer não aparece na interface — em vez de aparecer e dar erro.
Toda alteração relevante gera um registro imutável. Dá para reconstruir o estado de qualquer data e ver quem mudou o quê.
Travas otimistas: se duas pessoas editam o mesmo registro, a segunda vê o conflito em vez de sobrescrever em silêncio.
Densa de propósito. Quem passa o dia ali precisa de tabela, filtro salvo e teclado — não de cartões espaçados.
Exportação para planilha mantida como recurso de primeira classe. Tirar o Excel da mão de quem gosta dele é perder a batalha errada.
O que ficou de pé
Resultado
Os números abaixo estão marcados como pendentes de propósito. Este é um protótipo do site — quando os dados reais existirem, eles entram aqui.
O ganho que não vira número
A operação parou de depender de memória. Uma pessoa nova entende o fluxo usando o sistema, sem precisar de alguém ao lado explicando quais abas não tocar.